Jakie dokumenty są potrzebne, żeby zatrudnić osobę z Ukrainy?

Jakie dokumenty są potrzebne, żeby zatrudnić osobę z Ukrainy? Fakty są takie, że na terenie naszego kraju jest rok po roku kalendarzowym zatrudnianych coraz więcej osób z Ukrainy. Jak załatwić wszelkie formalności dotyczące tego zagadnienia? Z jakimi dokumentami należy udać się do Urzędu Pracy? Kiedy zaś należy zgłosić się do Urzędu Wojewódzkiego? Poznaj wszystkie najważniejsze informacje.

Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do Urzędu Pracy?

Jeśli chcesz zatrudnić w swojej firmie pracownika np. z Ukrainy, to musisz wybierać tylko takie osoby, które m.in. posiadają dokumenty umożliwiające im legalny pobyt w Polsce. To nie wszystko. Trzeba także zatroszczyć się o to, by te osoby mogły legalnie wykonywać zadania na terenie naszego kraju. W niektórych przypadkach musisz udać się do Urzędu Pracy, by złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy danemu cudzoziemcowi.

Kiedy tak się dzieje? Jeśli nie masz zamiaru zatrudniać pracownika do realizowania prac sezonowych (wówczas jest bowiem wymagane specjalne zezwolenie). Dodatkowo ta opcja wchodzi w grę, jeśli dana osoba nie pracowała w Polsce (w ciągu ostatnich 12 miesięcy) więcej niż 180 dni. To jednak nie wszystko. Warto dodać, że to oświadczenie może być złożone wtedy, kiedy chcesz zatrudnić pracownika na okres nie dłuższy niż 180 dni (w trakcie trwania kolejnego roku). Trzeba zaznaczyć, że te przepisy dotyczą ludzi z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, a także właśnie Ukrainy. Jeśli masz np. zamiar zatrudnić kogoś (nie do prac sezonowych) na trzy miesiące, to wówczas trzeba udać się właśnie do Urzędu Pracy.

Alternatywnie możesz złożyć wspomniane już przez nas oświadczenie listownie lub elektronicznie. Jakie dokumenty są tutaj niezbędne? Do oświadczenia należy obligatoryjnie dołączyć dowód osobisty (lub ewentualnie inny ważny dokument tożsamości), potwierdzenie uiszczenia opłaty dotyczącej złożenia oświadczenia (wynosi ona na dzisiaj 30 PLN), oświadczenie o niekaralności, a także kopie wszystkich dokumentów, które np. potwierdzają to, że dana osoba przebywa zgodnie z prawem na terenie Polski.

Jeśli uda Ci się złożyć te wszystkie papiery, to musisz potem czekać na decyzję urzędnika. W momencie, kiedy oświadczenie zostanie wpisane do ewidencji, dany pracownik – np. z Ukrainy – będzie mógł podjąć zatrudnienie na terenie naszego kraju (w Twojej firmie). Na pewno w tym momencie zastanawiasz się, jak długo trwają formalności. Zasadniczo wpis do ewidencji następuje w ciągu siedmiu dni roboczych (od momentu złożenia oświadczenia). Czasami jednak ten okres wydłuża się kilkukrotnie. Szczególnie, jak urzędnicy zauważą braki w papierach albo będą one niewłaściwie wypełnione itd.

Jakie inne formalności ciążą na pracodawcach?

Jeśli nastąpił już wpis do ewidencji, to na tym niestety formalności się nie kończą. Pracodawcy są bowiem zobligowani m.in. do przekazania oryginału oświadczenia cudzoziemcowi. Twój pracownik powinien mieć bowiem potwierdzenie, że wszystko jest w porządku (z papierami) i może swobodnie rozpocząć wykonywanie konkretnych zadań na terenie naszego kraju. To jednak nie wszystko.

Pracodawcy muszą tak samo zawrzeć umowę (w dwóch wersjach językowych). Jej forma może być różnorodna. To oznacza, że masz okazję zatrudnić pracowników nie tylko na podstawie umowy zlecenia, ale także umowy o pracę, która jest coraz częściej brana pod uwagę. Jeśli osoba np. z Ukrainy (albo innego państwa, do którego odnoszą się te przepisy) rozpocznie wykonywanie zadań, należy przesłać informację o tym aspekcie do Urzędu Pracy. Taka sama procedura następuje wtedy, kiedy konkretna osoba kończy swoje obowiązki w danej firmie. O czym jeszcze nie powinno się zapominać? W ciągu siedmiu dni dany pracownik musi być zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kiedy trzeba zgłosić się do Urzędu Wojewódzkiego?

Zamierzasz zatrudnić pracownika np. właśnie z Ukrainy na okres dłuższy niż sześć miesięcy? W takiej sytuacji należy wybrać się do właściwego Urzędu Wojewódzkiego. Procedury są bowiem nieco inne. W tym przypadku trzeba ubiegać się o wydanie zezwolenia na pracę typu A.

Jakie dokumenty należy ze sobą posiadać w czasie wizyty w Urzędzie Wojewódzkim? Chodzi m.in. o oświadczenie o niekaralności pracodawcy. Należy mieć przy sobie również kopię paszportu oraz wizy cudzoziemca. Trzeba też okazać dowód osobisty i oryginał umowy o pracę (albo dokumentu cywilnoprawnego). Obowiązkowe są tak samo druki IMIR. Takie papiery potwierdzają bowiem, że pracodawca sumiennie do tej pory odprowadzał składki na ubezpieczenie społeczne…

W niektórych sytuacjach trzeba dodatkowo dostarczyć oryginał pisma od starosty dotyczący np. tego, że nie udało Ci się znaleźć pracowników na Twoim rynku lokalnym (na szczęście jest to wymagane tylko w pewnych przypadkach). Warto zaznaczyć, że załatwienie tych formalności trwa o wiele dłużej. Może się nawet zdarzyć tak, że wszystko potrwa około pół roku kalendarzowego. Dlatego warto odpowiednio wcześnie zająć się tym tematem. Jeśli masz jakieś wątpliwości, co trzeba robić, to dobrze byłoby współpracować np. z profesjonalną agencją pracy.